Subject: Circular / Circulaire No 54(24): Special Commission on the 1965 Service, 1970 Evidence and 1980 Access to Justice Conventions – mailing lists for Central Authorities
From: "HCCH" <[email-masked]>
To: "Justiitsministeerium"
Date: Tue, 10 Sep 2024 17:48:50 +0300

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HCCH 2024 Focused Circular No 54

Special Commission on the 1965 Service, 1970 Evidence and 1980 Access to 
Justice Conventions – mailing lists for Central Authorities

The PB recalls Conclusion & Recommendation (C&R) No 11 of the 2024 meeting 
of the Special Commission on the 1965 Service, 1970 Evidence and 1980 Access 
to Justice Conventions (Conventions), regarding the preparation of an 
internal list of e-mail addresses of and for Central Authorities, which 
reads as follows:

“With regard to facilitating communication and cooperation among Central 
Authorities, the SC recommended that the PB prepare for each Convention an 
internal list of e-mail addresses of and for Central Authorities. The SC 
noted the importance of keeping these lists up to date.”

In line with this C&R, the PB will establish one list of e-mail addresses 
per Convention. Central Authority officials who have joined a list by 
providing their contact details may use the addresses on that list to 
disseminate information swiftly to other members of the list. Officials may 
opt to create a group e-mail using the whole list or may use the list to 
communicate with fewer officials as circumstances require. Each mailing list 
will be maintained by the PB. A URL to the individual mailing list will be 
sent to members on that list. The mailing list will be password protected 
and access will only be provided to officials who are listed on that 
particular mailing list. The e-mail addresses contained in each mailing list 
may not be shared with any person who is not on the relevant list. Data 
security and privacy considerations must be taken into account when 
communicating using these lists.

An example of the mailing list template can be found 
<http://assets.hcch.net/docs/ea9555f6-f103-44f8-b999-2a9d7c329a90.pdf> here.

Any member of a mailing list may use that list to circulate information or 
queries regarding the relevant Convention. Information to be circulated may 
also extend to, among others, updates regarding information about newly 
designated authorities and operational information relevant to the 
Convention in a Contracting Party, including new legislation, rules, and 
case law. Mailing list members may also access the list to locate and 
communicate with specific Central Authority officials to facilitate the 
preparation, transmission, and execution of requests where necessary. 
Queries about novel situations may also be circulated to the group or 
specific members.

In order for the PB to compile these mailing lists, the below specific 
information is required from each Central Authority. If contact information 
is intended to be provided for more than one mailing list, please specify 
the relevant Convention(s):

Name of Convention:
Name of Contracting Party:
Name of contact officer for mailing list:
E-mail address of contact officer or, if this is not possible, general 
e-mail address for contact:
Telephone number for contact officer (optional):
Any additional contact officers and their contact information (optional):

Central Authorities are invited to provide the above information by e-mail 
before Friday 25 October 2024, 5.00 p.m. (CEST) to 
<mailto:[email-masked]> [email-masked]. The following subject 
line should head the e-mail:

“2024 SC – Central Authority mailing list – [name of State]”

The information provided will be added to the respective mailing list, which 
will be maintained by the PB. Central Authorities will be responsible for 
maintaining up-to-date contact information for the mailing list by e‑mailing 
any updates to the PB at  <mailto:[email-masked]> 
[email-masked].

THE HAGUE, 10 September 2024

To the National and Contact Organs of the Members
To the Central Authorities designated under the 1965 Service Convention
To the Central Authorities designated under the 1970 Evidence Convention
To the Central Authorities designated under the 1980 Access to Justice 
Convention

Copy for information to the Diplomatic Missions of the Members

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 Circulaire ciblée No 54 de la HCCH de 2024

Commission spéciale sur les Conventions Notification de 1965, Preuves de 
1970 et
Accès à la justice de 1980 – Listes de diffusion à l’intention des Autorités 
centrales

Le BP rappelle la Conclusion & Recommandation (C&R) No 11 de la réunion de 
2024 de la Commission spéciale sur les Conventions Notification de 1965, 
Preuves de 1970 et Accès à la justice de 1980 (Conventions), concernant la 
préparation d'une liste à usage interne d'adresses électroniques des 
Autorités centrales et à leur intention, qui est libellée comme suit :

« Pour faciliter la communication et la coopération entre les Autorités 
centrales, la CS recommande que le BP établisse une liste interne contenant 
les adresses électroniques des Autorités centrales pour chaque Convention et 
à leur intention. La CS souligne l’importance de maintenir ces listes à 
jour. »

Conformément à cette C&R, le BP établira une liste d'adresses électroniques 
par Convention. Les fonctionnaires des Autorités centrales qui se sont 
inscrits sur une liste de diffusion en y fournissant leurs coordonnées 
peuvent utiliser les adresses de cette liste pour diffuser rapidement des 
informations aux autres membres la constituant. En fonction des 
circonstances, les fonctionnaires peuvent choisir la formule du courrier 
électronique groupé en utilisant l'ensemble de la liste ou de communiquer 
avec un nombre plus restreint de fonctionnaires. Chaque liste de diffusion 
sera gérée par le BP. Un URL vers la liste de diffusion en question sera 
envoyé aux membres de celle-ci. La liste de diffusion sera protégée par un 
mot de passe et seuls les fonctionnaires inscrits sur cette liste y auront 
accès. Les adresses électroniques contenues dans chaque liste de diffusion 
ne peuvent être communiquées à des personnes ne figurant pas sur la liste en 
question. Les critères de sécurité des données et de respect de la vie 
privée doivent être pris en compte lors de toute communication effectuée à 
l'aide de ces listes.

Un exemple de modèle de liste de diffusion est disponible 
<http://assets.hcch.net/docs/ea9555f6-f103-44f8-b999-2a9d7c329a90.pdf> ici.

Tout membre d'une liste de diffusion peut y avoir recours pour diffuser des 
informations ou des questions relatives à une Convention en particulier. Les 
informations pouvant être communiquées incluent notamment les mises à jour 
concernant les autorités nouvellement désignées et les informations 
relatives au fonctionnement de ladite Convention dans une Partie 
contractante, en ce compris les nouvelles législations, règles et 
jurisprudences. Les membres de la liste de diffusion peuvent également y 
avoir accès pour localiser des fonctionnaires spécifiques de l'Autorité 
centrale et les contacter si nécessaire, afin de faciliter la préparation, 
la transmission et l'exécution des demandes. Les demandes relatives à des 
situations spécifiques peuvent également être transmises au groupe ou à des 
membres en particulier.

Pour permettre au BP d'établir ces listes de diffusion, chaque Autorité 
centrale est invitée à fournir les informations spécifiques énumérées 
ci-dessous. Dans le cas où des coordonnées devaient être fournies pour plus 
d'une liste de diffusion, veuillez préciser la ou les Convention(s) 
concernée(s) :

Nom de la Convention :
Nom de la Partie contractante :
Nom de la personne de contact pour la liste de diffusion :
Adresse électronique de la personne de contact ou, en cas d'impossibilité, 
adresse électronique générale permettant d'établir le contact :
Numéro de téléphone de la personne de contact (facultatif) :
Toute autre personne à contacter et ses coordonnées (facultatif) :

Les Autorités centrales sont invitées à fournir les informations 
susmentionnées par courrier électronique avant le vendredi 25 octobre 2024, 
à 17 heures (heure d’été d’Europe centrale) à l'adresse suivante : 
<mailto:[email-masked].> [email-masked]. L'objet suivant doit 
figurer en tête du courrier électronique :

« CS 2024 – Liste de diffusion des Autorités centrales – [nom de l’État] »

Les informations fournies seront ajoutées à la liste de diffusion 
correspondante, qui sera tenue à jour par le BP. Les Autorités centrales 
seront chargées de maintenir à jour les coordonnées de la liste de diffusion 
en envoyant par courrier électronique toute mise à jour au BP à l'adresse 
suivante : [email-masked] <mailto:[email-masked]> .

LA HAYE, le 10 septembre 2024

Aux Organes nationaux et de liaison des Membres
Aux Autorités centrales désignées en vertu de la Convention Notification de 
1965
Aux Autorités centrales désignées en vertu de la Convention Preuves de 1970
Aux Autorités centrales désignées en vertu de la Convention Accès à la 
justice de 1980

Copie à titre d’information aux Missions diplomatiques des Membres

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  Circular Específica N.°54  de la HCCH de 2024

Comisión Especial de los Convenios sobre Notificaciones, Pruebas y Acceso a 
la Justicia
Listas de direcciones para las Autoridades Centrales

La OP recuerda la Conclusión y Recomendación (CyR) N.º 11 de la reunión de 
2024 de la Comisión Especial de los Convenios sobre Notificaciones, Pruebas 
y Acceso a la Justicia (Convenios) sobre la preparación de una lista interna 
de direcciones de correo electrónico de y para las Autoridades Centrales, 
que dice lo siguiente:

“En cuanto a facilitar la comunicación y la cooperación entre las 
Autoridades Centrales, la CE recomienda que la OP prepare, para cada 
Convenio, una lista interna de direcciones de correo electrónico, de y para 
las Autoridades Centrales. La CE señala la importancia de mantener estas 
listas actualizadas.”

De conformidad con esta CyR, la OP creará una lista de direcciones de correo 
electrónico para cada Convenio. Los funcionarios de Autoridades Centrales 
que faciliten sus datos de contacto para inscribirse en una lista podrán 
utilizar las direcciones de dicha lista para transmitir información de 
manera rápida a los demás miembros de la lista. Según las circunstancias, 
podrán optar por enviar correos electrónicos en grupo a toda la lista o 
utilizarla para comunicarse con solo algunos funcionarios. La OP se 
encargará de mantener las listas actualizadas. Se enviará una dirección URL 
de cada lista a los miembros de la misma. Cada lista estará protegida por 
una contraseña y solo los funcionarios que figuren en ella podrán 
consultarla. Las direcciones en cada lista no deben compartirse con ninguna 
persona externa. Al utilizar estas listas, deberán tenerse en cuenta la 
seguridad de los datos y la privacidad.

En  <http://assets.hcch.net/docs/ea9555f6-f103-44f8-b999-2a9d7c329a90.pdf> 
este enlace puede consultarse un ejemplo de una lista de direcciones.

Los miembros de las listas podrán utilizarlas para difundir información o 
consultas sobre el Convenio en cuestión. También podrán comunicarse, entre 
otras cosas, actualizaciones sobre autoridades designadas recientemente o 
sobre el funcionamiento del Convenio en una Parte contratante, por ejemplo, 
legislación, normas y jurisprudencia nuevas. Los miembros de las listas 
también podrán utilizarlas cuando necesiten ponerse en contacto con los 
funcionarios de Autoridades Centrales específicas con el fin de facilitar la 
preparación, transmisión y tramitación de solicitudes. También podrán 
enviarse consultas sobre situaciones nuevas, tanto a todo el grupo como a 
determinados miembros.

Para que la OP pueda crear estas listas, se requiere la siguiente 
información de cada Autoridad Central. Si desea facilitar información de 
contacto para varias listas, por favor indique los Convenios a los que 
corresponda:

Título del Convenio:
Partes contratante:
Funcionario de contacto para la lista de direcciones:
Dirección de correo electrónico del funcionario de contacto o, en su 
defecto, una dirección de correo electrónico general de contacto:
Número de teléfono del funcionario de contacto (opcional):
Otros funcionarios de contacto y sus datos (opcional):

Se invita a las Autoridades Centrales a enviar esta información por correo 
electrónico a la dirección   <mailto:[email-masked]> 
[email-masked]. La fecha límite para ello es el viernes 25 de octubre 
de 2024, a las 17:00 (hora de verano de Europa Central). El asunto del 
correo electrónico debe ser:

“CE 2024 - Lista de direcciones Autoridad Central - [nombre de su Estado]”

La información que se facilite se incorporará a la lista de correo que 
corresponda, la cual será gestionada por la OP. Las Autoridades Centrales 
serán responsables de mantener actualizada su información de contacto. Para 
ello, deberán enviar las actualizaciones pertinentes por correo electrónico 
a la OP, a la dirección  <mailto:[email-masked]> [email-masked].

LA HAYA, 10 de septiembre de 2024

A los Órganos Nacionales y de Contacto de los Miembros
A las Autoridades Centrales designadas en virtud del Convenio sobre 
Notificaciones de 1965
A las Autoridades Centrales designadas en virtud del Convenio sobre Pruebas 
de 1970
A las Autoridades Centrales designadas en virtud del Convenio sobre Acceso a 
la Justicia de 1980

Copia para información de las Misiones Diplomáticas de los Miembros